Lederteam og lærergrupper bruker tid på å diskutere saker - både om drift og utvikling. Det kan være vanskelig og komplisert å bygge enighet eller felles forståelse gjennom diskusjoner. Utdanningsforskerne Kirsten Fosshaug Vennebo og Marit Aas har utviklet en modell for slike profesjonelle gruppediskusjoner. De har kalt modellen LPGD basert på engelsk språk (Leading Professional Group Discussions). Men akronymet LPGD fungerer også godt på norsk: Lede Profesjonelle GruppeDiskusjoner.
Fire trinn
LPGD-modellen har fire trinn. Profesjonelle diskusjoner bør følge disse fire trinnene, og den som leder diskusjonen, må sikre at det blir rom for alle disse fire trinnene:
- Ramme inn diskusjonen
- Åpne opp for synspunkter og argumenter
- Utvikle en felles gruppeforståelse
- Oppsummere diskusjonen og lage en plan for handling
Nedenfor omtaler vi disse fire trinnene nærmere.
1. Ramme inn diskusjonen
Når en gruppe mennesker møtes for å diskutere eller planlegge noe, må møteleder være sikker på at samtalen er tydelig rammet inn. En slik innramming kan bestå i at det gjøres tydelig hva man skal diskutere og hvorfor man skal diskutere nettopp dette. Det kan være lurt å avklare hvilke spørsmål eller problemstillinger som skal drøftes.
En innramming bør også klargjøre hvor lang tid man har til rådighet i det aktuelle møtet og hvor man befinner seg i prosessen dersom temaet man skal diskutere er et ledd i en lengre prosess. Den som leder samtalen, kan gjerne presentere sin forståelse av situasjonen og utgangspunktet for diskusjonen og sjekke med de andre deltakerne om de har samme oppfatning.
Vennebo og Aas´ forskning viser at mange skoleledere hopper over dette trinnet. Rektorer og andre begynner ofte en faglig diskusjon med å spørre deltakerne hva de mener, eller med å presentere forslag til tiltak eller løsninger. Med utgangspunkt i Vennebo og Aas' forskning anbefaler vi at de som skal lede profesjonelle diskusjoner, bruker tid på å ramme inn diskusjonen.
2. Åpne opp for synspunkter og argumenter
Når diskusjonen er rammet inn, er det på tide å få frem synspunkter og argumenter. Ideelt sett bør dette skje gjennom det som kalles utforskende eller utvidende samtaler (Kvam, 2018; Mercer og Littleton, 2007). Dette er samtaler der ingen av partene prøver å overbevise andre eller vinne diskusjonen, men samtaler der man møter andres argumenter med nysgjerrighet, respekt - og andre argumenter. På dette steget skal det skje "en kollektiv utforsking av diskusjonstemaet" (Aas og Vennebo, 2021, s. 194).
I denne fasen må møtelederen balansere to roller. På den ene siden ønsker trolig møteleder selv å legge frem synspunkter og argumenter, altså være møtedeltaker. På den andre siden må møteleder sikre at alle i møtet forstår de andres argumenter og synspunkter, altså fungere som møteleder. Det er fullt mulig for møteleder å dekke begge disse behovene, men det kan være fornuftig at møteleder er tydelig om hvilken rolle hun fyller de gangene hun snakker.
Møteleder kan, i rollen som møteleder, stille oppklarende spørsmål og gi tilbakemelding til de som legger frem argumenter. Møteleder kan også passe på og presisere at synspunkter må knyttes til saken som diskuteres, altså unngå at diskusjonen beveger seg for langt vekk fra det opprinnelige temaet.
Psykologene Henning Bang og Thomas Nesset Middelfart skiller mellom diskusjoner som er overfokusert, avsporet og adekvat fokusert (Bang og Middelfart, 2019).
- Overfokuserte diskusjoner kjennetegnes av at diskusjonen ikke «fyller rommet» og av at ulike innlegg er nokså like. Slike diskusjoner oppstår «når møteleder gir beskjed om at man har lite tid til å diskutere en sak, når møteleder for raskt slår ned på innlegg som kan være litt på siden, eller når gruppen preges av lav gruppepsykologisk trygghet.» (Bang og Middelfart, 2019, s. 125).
- Avsporete diskusjoner kjennetegnes enten av at møtedeltakerne etter kort tid glir over til å diskutere temaer som ikke er knyttet til det opprinnelige temaet, eller av at diskusjonen aldri har vært rammet tydelig inn. I slike tilfeller kan diskusjonen det meste av tiden dreie seg om noe annet enn det den skulle.
- Adekvat fokuserte diskusjoner er tydelig avgrenset og blir også avgrenset underveis hvis det kommer innlegg som ligger utenfor saken. I diskusjoner som er adekvat fokusert, kommer det innspill som ligger i ytterkanten av temaet som diskuteres - til forskjell fra overfokuserte diskusjoner som i liten grad utforsker det aktuelle temaet. Men til forskjell fra avsporede diskusjoner vender en adekvat fokusert diskusjon stadig tilbake til det man skal snakke om. Billedlig talt vil en slik diskusjon «fylle hele det tilgjengelige rommet».
3. Utvikle en felles gruppeforståelse
Møtelederens oppgave vil her være "å gjøre oppsummeringer underveis, klargjøre synspunkter og trekke foreløpige konklusjoner" (Aas og Vennebo, 2021, s. 195).
Når en gruppe skal utvikle en felles forståelse, kan det bety at de må forholde seg til synspunkter og argumenter som står mot hverandre. Ved uenighet i en gruppe kan ikke alle få gjennomslag for sine synspunkter. Det kan være lurt å oppsummere hva det er enighet om og hva det er uenighet i gruppa. For å utvikle et reelt samarbeid kan det være lurt å involvere de ulike deltakernes interesser og motiv.
Viviane Robinson, en verdenskjent skoleforsker fra New Zealand, presenterer tre verdier knyttet til lærende ledelse (Emstad og Birkeland, 2020). Den første av disse verdiene er å øke informasjonens gyldighet. En handling som underbygger dette prinsippet, er å være klar og tydelig om sine egne synspunkter. Emstad og Birkelands studier tyder på at skoleledere er svært tilbakeholdne med å presentere sine egne synspunkter, antakelser og oppfatninger i samtaler med sine medarbeidere (Emstad og Birkeland, 2020 s. 114). Dette kan være en påminnelse til skoleledere - og andre - om å være tydelig om egne synspunkter og hva man bygger disse synspunktene på også i profesjonelle faglige gruppediskusjoner.
Formelle ledere må balansere to hensyn på dette stadiet. På den ene siden anbefaler Robinson at ledere er tydelige om sine antakelser og synspunkter. På den andre siden er målet med dette stadiet at gruppa utvikler en felles forståelse. En felles forståelse er noe mer enn at medlemmene i gruppa oppfatter lederens synspunkter.
4. Oppsummere diskusjonen og lage en plan
En diskusjon må oppsummeres: ansvar skal fordeles, tidsfrister skal fastsettes, diskusjonen skal evalueres og deltakerne skal få takk for sine bidrag. Møtelederen må sørge for at dette skjer og at alle møtedeltakerne vet hva deres ansvar er.
I mange tilfeller må man drøfte og arbeide videre med ideer og temaer, og en oppsummering av en diskusjon må også gi retning for videre arbeid med saken: Når og hvordan jobber vi videre med dette? Dersom møteledelse går på omgang og det dermed er nye personer som leder møtene, må de formelle lederne sikre at dette spørsmålet blir tydelig besvart.
Den maltesiske legen Edward DeBono publiserte i 1985 boka Seks tenkehatter. Her presenterer han en metode for å strukturere tenking og samtaler. DeBono anbefaler at diskusjoner og samtaler begynner og slutter med den blå hatten. Denne hatten har hentet sin farge fra himmelen og representerer oversikt og organisering. Diskusjoner bør begynne og avsluttes med at man rammer inn samtalen og den videre prosessen.
Alternativer til tradisjonell møteledelse
Det er ofte en formelle ledere som leder profesjonelle diskusjoner. Men det trenger imidlertid ikke alltid å være slik. Knut Roald (Roald, 2012) anbefaler at møteledelse går på omgang i møter som skal være lærende og ideutviklende.
Danskene Ib Ravn og Vibeke Petersen, henholdsvis forsker og psykolog, presenterer et alternativ til den klassiske møtelederen "som styrer showet og trumfer beslutninger igennem." (Ravn og Petersen (2019), s. 14). Ravn og Petersen har studert lærerteam, som ofte er team uten en formell leder. De to introduserer begrepet fasilitator som et alternativ til tradisjonelle møteledere.
En fasilitator bestemmer ikke over møtets innhold, men kun over møtets form. Men fasilitatoren er langt mer aktivt oppmerksom på hvordan et møte utvikler seg enn en tradisjonell møteleder, som kanskje er mest opptatt av å følge talelisten uansett hva folk i møtet sier. En fasilitator skal, mildt men bestemt, hjelpe alle deltakerne i møtet til sammen å skape det best mulige møtet.
Han eller hun er ikke en formell leder og kan ikke pålegge andre å utføre oppgaver slik en overordnet kan. Men fasilitatoren skal heller ikke ende opp med å påta seg alle oppgavene som de andre medlemmene i teamet ikke umiddelbart påtar seg - slik noen møteledere gjør.
Rollen som fasilitator for et team er ikke noe som oppstår spontant. En slik rolle må bevisst tildeles en person i teamet - og det må gjøres før eller i begynnelsen av et møte.
Videre arbeid og dypere forståelse
Teksten ovenfor bygger på flere publiserte bøker og artikler. For en mer detaljert beskrivelse av modellen anbefaler vi tekstene i kildelista. For å bli flinkere til å lede profesjonelle diskusjoner anbefaler vi å trene på nettopp det.
Spørsmål til samtale
- Hvilke av de fire trinnene i LPGD-modellen er best ivaretatt i deres møter? (Kanskje er ulike trinn godt ivaretatt i ulike møter). Kan dere gi konkrete eksempler fra møter der noen trinn er godt ivaretatt?
- Hvordan kan dere hjelpe hverandre til å bli flinkere til å gjennomføre de trinnene i modellen som ikke er godt ivaretatt hos dere?
Kilder
Bang, H. & Middelfart, T. N. (2019). Effektive ledergrupper, 2. utg. Gyldendal
DeBono, E. (2006). Seks tenkehatter. Flux Forlag
Emstad, A. B. & Birkeland, I. K. (2020) Lærende ledelse. Skolelederes rolle i å utvikle en profesjonell læringskultur. Universitetsforlaget
Kvam, E. K. (2018). Læreres kollegasamtaler. Om profesjonalitet, lærersamarbeid og utvikling av bedre undervisning. Universitetsforlaget.
Mercer, N., Littleton, K. (2007). Dialogue and the development of children´s thinking. Routledge
Ravn, I. & Petersen, V. (2019). Skolens teammøder. Facilitering og refleksive processer. Samfundslitteratur.
Roald, K. (2012). Kvalitetsvurdering som organisasjonslæring. Fagbokforlaget
Vennebo, K. F & Aas, M. (2020) A supportive tool for principals in guiding professional group discussions, Educational Research, 62:3, 266-283, DOI: 10.1080/00131881.2020.1796518
Aas, M. & Vennebo, K. F. (red.) (2021) Ledelse av profesjonelle læringsfellesskap i skolen. Fagbokforlaget