Det er spesielt to forhold som gjør VIVA-appen unik:
- VIVA-appen er jobbet frem i tett samarbeid med UiOs sikkerhetssjef, UiO-juristene og UiOs personvernombud for å sikre at teknologien er utviklet med innebygde funksjoner for å ivareta personvern og brukes i henhold til General Data Protection Regulation (GDPR ).
- VIVA-appen er koblet til UiOs digitale samtykkeportal for håndtering av samtykker fra personer som er med på VIVA-opptakene.
Teknologi som ivaretar personvern i henhold til GDPR
For å sikre at personvernet til deltakere på opptak ivaretas, er VIVA-appen utviklet med følgende funksjoner:
- Brukeren av appen logger inn med Feide eller ID-porten. Kun brukere som er lagt inn på forhånd av utdanningsinstitusjonen/arbeidsgiver kan benytte appen.
- Alle videoopptak blir kryptert før de sendes til sikker lagring ved utdanningsinstitusjonen/arbeidsstedet.
- Før opptaket sendes fra mobiltelefonen, kan brukeren se gjennom opptaket og redigere bort uønskede deler, for eksempel sekvenser som inneholder sensitive opplysninger (særlige kategorier av personopplysninger).
- For å kunne gjøre video- og lydopptak, må det innhentes samtykke fra personene det skal gjøres opptak av. En kobling til UiOs digitale samtykkeportal gir VIVA-brukeren tilgang til en liste over alle som har samtykket til å gjøre opptak.
- Alle VIVA-opptak bli «merket» med informasjon om hvem som har gjort opptaket, hvor opptaket er gjort, hvem som er med på opptaket osv. Informasjonen ligger i en QR-kode nederst på videopptaket.
Grensesnitt for administrasjon:
VIVA-appens administrasjonsgrensesnitt er en innloggingsportal på nett som prosjektleder/ studiekoordinator har tilgang til. Her kan prosjektleder bestemme hvem som skal ha tilgang til appen, bestemme lagringssteder for opptakene (f.eks. UiO Google Drive eller lagringshotell) og overvåke bruken av appen.
Videotilgang:
Når brukeren har gjort et videoopptak, sett gjennom det i VIVA-appen, og deretter sendt det til lagring, vil opptaket forsvinne fra mobiltelefonen. Dette gjøres for å sikre full kontroll over hvor personopplysninger lagres. Ved UiO får brukerne da tilgang til opptaket i sin private UiO Google Drive. I forskningsprosjekter dupliseres opptakene slik at forskerne får tilgang til opptakene i et lagringshotell. UiO benytter Canvas som samarbeidsplattform og studenter og ansatte kan få tilgang til VIVA-opptak via lenker i grupperom i Canvas.