Hva er TSD?
TSD (Tjenester for Sensitive Data) er ganske enkelt et Windows-område du kan logge deg inn på for å jobbe med røde eller svarte data. Det har Excel, Word, statistikk-programmer, og mange andre programmer.
Registrer prosjektet ditt.
Vi trenger at dere forhåndsregistrer informasjon om prosjektet dere for å ha oversikt over hva som samles inn.
Er dere flere studenter som skal samarbeide om samme data holder det at én av dere registrerer prosjektet. Når du har avklart punktene over kan du registrere ditt prosjekt.
Registrer prosjektet ditt eller gjør endringer
Merk at du kan endre opplysninger du har registrert siden hvis noe skulle endre seg underveis.
Kan jeg få tilgang til ILS sitt lagringsområde i TSD?
- Studenter som skal samle inn personopplysniger som klassifiseres som røde data kan søke om tilgang til TSD. Om det er nødvendig å lagre dataene i TSD må du vurdere sammen med veilederen din. Hvis dere er i tvil kan veilederen din rådføre seg med personvernkontakten på ILS på personvernkontakt@ils.uio.no. At du og veilederen din er enige om at du trenger tilgang til TSD må bekreftes skriftlig når du søker om tilgang.
- Merk at du må oppgi hvordan og hvor personopplysninger skal lagres når du melder inn prosjektet ditt til NSD. Før du melder prosjektet ditt til NSD anbefaler vi at du leser informasjonen i punktene 1-4 lenger ned på siden, og at du tenker gjennom hvilke tekniske løsninger du må melde fra om til NSD.
- Du kan søke om TSD tilgang selv om du venter på NSD godkjenning, men du må vente med datainnsamling til du har mottatt godkjenning fra NSD.
Hvordan får jeg tilgang til TSD?
- Send først prosjektbeskrivelse til tlvideolab@ils.uio.no , vi vurderer om det du har behov for et eget prosjekt eller om du kan bruke ILS sitt felles TSD prosjekt.
- Se veiledning for hvordan du søker her, og følg instruksjonene.
Hvis du skal ha tilgang til ILS sitt felles studentprosjekt, så søker du om tilgang til project code: p721. - Gi beskjed på epost til når du har søkt om tilgang.
Oppgi i eposten hvem som er veilederen din, og bekreft at dere har vurdert og er enige om at det er nødvendig å lagre datene dine i TSD.
Vent på godkjenning. Det kan ta noen dager.
Hvordan logger jeg inn i TSD?
- Når du har bekreftelse på at tilgangen din er godkjent, følg denne guiden for å logge inn på TSD og for å lære hvordan man eksporterer og importerer data (NB! ikke importer persondata før du har registrert prosjektet ditt - se under).
- Når du har logget inn i TSD, sjekk at "Network locations" "home" og "data" er synlige. Gjør dette ved å åpne filutforskeren (det gule mappe-symbolet i bunnen av skrivebordet), og se hva som er listet under "Network locations". Her skal det være en "home (M:)" og en "data (N:)" mappe. Hvis de ikke er synlige, vent ca. 10 minutt og se om de dukker opp av seg selv.
- Trenger du å bruke et spesielt program i TSD, send e-post til tlvideolab@ils.uio.no
Når du har fått bekreftelse på godkjenning fra NSD, og eventuelt også fra REK for medisinske og helsefaglige prosjekter, og du har mottatt bekreftelse fra instituttet på at du har fått tilgang til TSD, må du registrere prosjektet ditt i TSD.
Når du melder inn prosjektet ditt er det en del ting du må ha avklart på forhånd.
1) Hvordan skal du samle inn data?
Når du registrerer prosjektet ditt i TSD må du melde fra om du skal bruke noen av disse metodene:
- Nettskjema som leverer direkte til TSD. For eksempel til spørreundersøkelser med sensitiv persondata.
- Nettskjema-diktafon-app som leverer direkte til TSD. Hvis du skal bruke nettskjema-diktafon-appen og lagre dataene i TSD.
- Nettskjema samtykkeskjema med digital signering som leverer til TSD. Hvis du skal bruke denne metoden for digitalt samtykke (se alternativer under - punkt 2).
- TSD skjermopptak. TSD har mulighet for skjermopptak direkte inn til TSD som kan gjøres fra egen maskin.
- TSD videoopptak. TSD sin dataportal støtter at man tar direkte opp video fra et kamera koblet til en PC. Dette egner seg spesielt godt i tilfeller hvor det er aktuelt for å ta opp til et intervju.
- Viso opptaksapp for opptak av video eller lyd som leveres direkte til TSD
- Andre løsninger kan være å bruke videokamera eller andre datakilder. Dette stiller strengere krav til datahåndteringsplan, ta kontakt på tlvideolab@ils.uio.no for bistand med å utforme en datahåndteringsplan.
2) Trenger du å innhente samtykke? Hvordan skal du gjøre det, og hvor skal du lagre samtykkene?
Hvordan du skal samle inn og lagre samtykke kan påvirke ditt NSD meldeskjema.
Se noen foreslåtte alternativer under for hvordan du kan lagre digitalt samtykke for prosjekter med røde data.
Er dere i tvil angående digitale samtykker kan veilederen din rådføre seg med personvernkontakten på ILS på personvern@ils.uio.no for hjelp til vurdering og utforming og oppsett.
- Samtykkeskjema med avkrysningsboks ("Jeg samtykker") som en del av et spørreskjema/nettskjema som leverer data til TSD.
Passer til prosjekter som kun behandler persondata fra spørreskjemaer, men med røde data. Gule og grønne data trengs ikke å leveres til TSD. Husk at anonyme data/skjema ikke trenger samtykke. - Eget separat samtykkeskjema som bruker nettskjema sin mulighet for digital signering med BankID/MinID, og leverer svar til TSD.
Dette gir en sikrere identifisering av respondenten (signering med id porten nivå 4), og passer for særlig sensitive data, innhenting av registerinfomasjon, eller andre omfattende samtykker. For rene spørreskjema-prosjekter eller intervju/transkriberingsprosjekter anbefales ikke denne løsningen. Hvert samtykke koster instituttet 2.5 kroner, derfor er det maksgrense på ca 50 samtykker per masterstudent-prosjekt (ta kontakt med tlvideolab@ils.uio.no og informer om ca. antall respondenter hvis denne metoden ønskes). Ved signering med BankID/MinID blir informantenes fødselsnummer registrert, og dermed må du også ha med dette i NSD-skjema og informasjonen til informantene. - Et videoopptak med lyd og bilde hvor man godkjenner samtykke eksplisitt.
Passer til prosjekter der man intervjuer informanten og kun skal forske på det som blir sagt, for eksempel transkribere samtalen eller analysere videoopptaket. Infoskrivet kan da sendes ut på forhånd, og informanten kan samtykke i begynnelsen av intervjuopptaket. - Et skannet undertegnet dokument.
Bør lagres på TSD hvis samtykket er gitt til å behandle røde data.
3) Trenger du å dele tilgang til data med medstudenter eller veileder?
Ofte trenger ikke veiledere direkte tilgang til de sensitive rå-dataene du jobber med, men kan nøye seg med anonymisert data som du kan dele med veilederen din utenfor TSD. Hvis du derimot skal dele eller samarbeide på rå-dataene dine inne på TSD med medstudenter eller veiledere, må du informere om det i TSD registreringen. Forhør deg om nødvendig med veilederen din.
Hvis dere er flere som trenger tilgang til dataene i TSD: Forsikre deg om at de som skal ha tilgang til dataene har søkt og fått tilgang til lagringsrommet for masterstudenter i TSD, slik som forklart på denne siden før du registrerer prosjektet.
4) Når kan vi slette dataene du har lagret på TSD?
Du må også melde fra om når vi kan slette dataene dine i TSD.
Unntaksvis, for eksempel ved helseforskningsprosjekter (REK), må du langtidsarkivere dataene dine, vanligvis i 5 år etter prosjektslutt. Forhør deg om nødvendig med veilederen din om dato for sletting og arkivering.