Tilgang til ISP sin TSD konto for masterstudenter

Hva er TSD?

TSD (Tjenester for Sensitive Data) er ganske enkelt et Windows-område du kan logge deg inn på for å jobbe med røde eller svarte data. Det har Excel, Word, statistikk-programmer, og mange andre programmer.

Kan jeg få tilgang til ISP sin TSD konto?

• Før du kan be om tilgang til vår TSD konto må du klassifisere personopplysningene du skal samle inn i prosjektet ditt. Gjør deg kjent med informasjonen på nettsiden om Personvern i studentprosjekter. 
• Studenter som skal samle inn personopplysniger som klassifiseres som røde data kan søke om tilgang til vår TSD konto. Om det er nødvendig å lagre dataene i TSD må du vurdere sammen med veilederen din. Hvis dere er i tvil kan veilederen din rådføre seg med personvernkontakten på ISP på personvernkontakt@isp.uio.no. At du og veilederen din er enige om at du trenger tilgang til vår TSD konto må bekreftes skriftlig når du søker om tilgang.
  • I noen tilfeller kan du låne UiO driftet laptop fra Oslo SPeLL labben, som også er godkjent for røde data. Da trenger du kanskje ikke TSD. Rådfør deg med Oslo SPeLL labben om slik laptop er tilgjengelig før du bestemmer deg (oslospell@isp.uio.no).
• Merk at du må oppgi hvordan og hvor personopplysninger skal lagres når du melder inn prosjektet ditt til Personverntjenester under Sikt (tidligere NSD). Før du melder prosjektet ditt til Personverntjenester under Sikt anbefaler vi at du leser informasjonen i punktene 1-4 lenger ned på siden, og at du tenker gjennom hvilke tekniske løsninger (f.eks. for digitalt samtykke) du må melde fra om til Personverntjenester under Sikt. 
  • NB! I Samtykkeskjema til dine deltakere og i søknad til sikt: Skriv at data behandles/lagres på UiO sine systemer godkjent for Røde data. Dette er bedre enn å skrive hvor det lagres spesifikt, f.eks. TSD eller UiO driftet laptop.
• Du kan søke om tilgang på ISPs TSD konto selv om du venter på godkjenning fra Personverntjenester under Sikt, men du må vente med datainnsamling til du har mottatt godkjenning fra Personverntjenester under Sikt.

Hvordan går jeg frem for å få tilgang til ISP sin TSD konto?

• Se veiledning for hvordan du søker her, og følg instruksjonene. 
  ISP sin TSD konto heter p715. Når du søker om tilgang i lenken over skal du oppgi project code: p715. Du skal bruke ditt UiO brukernavn og epost.
• Gi beskjed på epost til master@isp.uio.no med oslospell-ingenior@isp.uio.no i kopi/cc når du har søkt om tilgang, så vil de slippe deg inn. Oppgi i eposten hvem som er veilederen din, og bekreft at dere har vurdert og er enige om at det er nødvendig å lagre datene dine i TSD. 
  Vent på godkjenning. Det kan ta noen dager.

Hvordan logger jeg inn i TSD?

• Når du har bekreftelse på epost fra ISP om at at tilgangen din er godkjent kan du begynne på punktene under for å logge deg inn på TSD:
• Hvis du ikke allerede har gjort det, sett opp Google Authenticator (gjøres kun én gang):
  • Last ned Google Authenticator appen på telefonen din
  • Gå til https://selfservice.tsd.usit.no/
  • Klikk på Change your OTP. 
  • Klikk på Log In Via ID-Porten.
  • Skann QR-koden i Google Authenticator på telefonen din.
• Hvis du ikke allerede har gjort det, sett opp TSD passord (gjøres kun én gang):
  • Gå til https://selfservice.tsd.usit.no/
  • Klikk på Change password.
  • Klikk på Log In Via ID-Porten.
  • Følg instruksjonene for å sette opp TSD passord.
  • Vent 25 minutter
• Gå til https://view.tsd.usit.no/portal/webclient/index.html og logg inn med det nye passordet og Google Authenticator koden. Brukernavnet ditt er på formen p715-abcdefg.
• For å se video og lyd uten hakking bør du installere VMWare for å logge på TSD istedet for innlogging via nettleser som i punktet over. Les hvordan her.
• Følg denne guiden for å lære hvordan man eksporterer og importerer data. 
• Dersom du trenger hjelp med generell innlogging eller bruk av TSD kan du få god veiledning over telefon eller Zoom av UiO Helpdesk. Informer dem isåfall om at dette gjelder et ISP sin TSD konto for masterstudenter (p715), og henvis dem gjerne til denne siden.
• Når du har logget inn i TSD, sjekk at "Network locations" "home" og "data" er synlige. Gjør dette ved å åpne filutforskeren (det gule mappe-symbolet i bunnen av skrivebordet), og se hva som er listet under "Network locations". Her skal det være en "home (M:)" og en "data (N:)" mappe. Hvis de ikke er synlige, vent ca 10 minutt og se om de dukker opp av seg selv. Det er normalt at du må vente litt før de dukker opp, hver gang du logger inn i TSD.
• Trenger du å bruke statistikkprogrammet SPSS? Send epost til tsd-drift@usit.uio.no og sett oslospell-ingenior@isp.uio.no og master@isp.uio.no i kopi på eposten. Skriv i eposten at du ønsker å få aktivert SPSSlisens på din TSD bruker på prosjekt p715, oppgi ditt UiO brukernavn, at du har fått tillatelse til å bruke SPSS fra prosjektadministratorene på p715 og at disse er i kopi på eposten.

Etter du har fått tilgang til ISP sin TSD konto ved å følge stegene over er neste steg å registrere spørreskjemaet vårt under med ytterligere informasjon om prosjektet ditt 

Vi trenger bl.a. informasjon om Personverntjenester under Sikt og evt. REK (for medisinske og helsefaglige prosjekter). Du må derfor vente med å registrere spørreskjema før du har fått dette. I tillegg må du ha avklart følgende på forhånd:

1) Hvordan skal du samle inn data?

Skal bruke noen av disse metodene?

• Nettskjema som leverer direkte til TSD. For eksempel til spørreundersøkelser med sensitiv persondata. Husk å koble opp mot prosjekt p715. Husk å gå på "innhent svar" og klikk "åpne skjema".
• Nettskjema-diktafon-app som leverer direkte til TSD. Hvis du skal bruke nettskjema-diktafon-appen og lagre dataen på TSD. Følg instruksjonene i linken. Husk å koble opp mot prosjekt p715. Husk å gå på "innhent svar" og klikk "åpne skjema".
• Nettskjema samtykkeskjema med digital signering som leverer til TSD. Hvis du skal bruke denne metoden for digitalt samtykke (se alternativer under - punkt 2). Husk å koble opp mot prosjekt p715. Husk å gå på "innhent svar" og klikk "åpne skjema".

Disse nettskjemaene må opprettes før du registrerer spørreskjema med ytterligere informasjon om prosjektet ditt, slik at vi kan få skjema-ID/lenke til alle TSD-skjemaene du bruker. Skjemaene trenger ikke være fullstendig ferdigstilte, da vi kun trenger skjema-ID/lenke ved registrering. Du kan gjøre endringer i skjemaene siden. Du kan opprette nettskejma enkelt på nettskjema sine hjemmesider. Eksperimenter og prøv deg frem. Kontakt UiO Helpdesk ved behov for hjelp.

Oslo SPeLL labben har også et begrenset antall vanlige diktafoner som kan brukes til å innhente data - også røde data hvis Sikt godkjenner dette. Informer da sikt om at diktafonene har mulighet for å innstilles med PIN kode og evt kryptering av lydfiler for ekstra sikkerhet. Dog, kryptering krever spesiell software så det er mest praktisk hvis Sikt godkjenner at man kun bruker PIN-kode funksjonen, men det er opp til Sikt.

2) Trenger du å innhente samtykke? Hvordan skal du gjøre det, og hvor skal du lagre samtykkene?

Hvordan du skal samle inn og lagre samtykke kan påvirke ditt meldeskjema hos Personverntjenester under Sikt.

Se noen foreslåtte alternativer under for hvordan du kan lagre digitalt samtykke for prosjekter med røde data. 

Er dere i tvil angående digitale samtykker kan veilederen din rådføre seg med personvernkontakten på ISP på personvern@isp.uio.no for hjelp til vurdering.

• Samtykkeskjema med avkrysningsboks ("Jeg samtykker") som en del av et spørreskjema/nettskjema som leverer data til TSD.
  Passer til prosjekter som kun behandler persondata fra spørreskjemaer, men med røde data. Gule og grønne data trengs ikke å leveres til TSD. Husk at anonyme data/skjema ikke trenger samtykke.
• Eget separat samtykkeskjema som bruker nettskjema sin mulighet for digital signering med BankID/MinID, og leverer svar til TSD.
  Dette gir en sikrere identifisering av respondenten (signering med id porten nivå 4), og passer for særlig sensitive data, innhenting av registerinfomasjon, eller andre omfattende samtykker. For rene spørreskjema-prosjekter eller intervju/transkriberingsprosjekter anbefales ikke denne løsningen. Hvert samtykke koster instituttet 2.5 kroner, derfor er det maksgrense på ca 50 samtykker per masterstudent-prosjekt (ta kontakt med master@isp.uio.no og informer om ca. antall respondenter hvis denne metoden ønskes). Ved signering med BankID/MinID blir informantenes fødselsnummer registrert, og dermed må du også ha med dette i Personverntjenester under Sikt-skjema og informasjonen til informantene. 
• Et videoopptak med lyd og bilde hvor man godkjenner samtykke eksplisitt.
  Passer til prosjekter der man intervjuer informanten og kun skal forske på det som blir sagt, for eksempel transkribere samtalen eller analysere videoopptaket. Infoskrivet kan da sendes ut på forhånd, og informanten kan samtykke i begynnelsen av intervjuopptaket. Se side 18 (tittel "et videoopptak med lyd og bilde") i dette dokumentet for tips til dette. Kan for eksempel gjøres ved intervju over Zoom (se lengre nede for veiledning til hvordan bruke Zoom med røde data og TSD).
• Et skannet undertegnet dokument.
  Bør lagres på TSD hvis samtykket er gitt til å behandle røde data.

3) Trenger du å dele tilgang til data med medstudenter eller veileder?

Ofte trenger ikke veiledere direkte tilgang til de sensitive rå-dataene du jobber med, men kan nøye seg med anonymisert data som du kan dele med veilederen din utenfor TSD. Hvis du derimot skal dele eller samarbeide på rå-dataene dine inne på TSD med medstudenter eller veiledere, må du informere om det i TSD registreringen/spørreskjema. Forhør deg om nødvendig med veilederen din.

Hvis dere er flere som trenger tilgang til dataene i TSD: Forsikre deg om at de som skal ha tilgang til dataene har søkt og fått tilgang til lagringsrommet for masterstudenter i TSD, slik som forklart på denne siden før du sender inn registrering/spørreskjema.

4) Når kan vi slette dataene du har lagret på TSD?  

Du må også melde fra om når vi kan slette dataene dine i TSD. 

Unntaksvis, for eksempel ved helseforskningsprosjekter (REK), må du langtidsarkivere dataene dine, vanligvis i 5 år etter prosjektslutt. Forhør deg om nødvendig med veilederen din om dato for sletting og arkivering.

Registrer spørreskjema med ytterligere informasjon om prosjektet ditt

Når du har avklart punktene over kan du sende inn spørreskjema ved å klikke knappen under. Er dere flere studenter som skal samarbeide om samme data holder det at én av dere registrerer prosjektet.

Registrer spørreskjema med ytterligere informasjon om prosjektet ditt (eller gjør endringer)

Merk at du kan endre opplysninger du har registrert siden hvis noe skulle endre seg underveis.

Veiledninger for bruk av TSD 

Hvilken mappe skal jeg bruke i TSD, hvor havner TSD-nettskjema-dataen min, og hvordan kan jeg importere og eksportere data?

• Du kan bruke TSD data portalen for å importere datafiler til TSD lagringsrommet (p715). Brukernavnet ditt er p715-xxxxx (der xxxxx er UiO brukernavnet ditt). Du må be oss om rettigheter før du kan benytte eksport-funksjonen (master@isp.uio.no).
• Hvis du skal jobbe alene med data og ikke har noen TSD-nettskjemaer kan du gjøre dette i din personlige mappe. Den ligger på: N:\\home\p715-xxxxx  (der xxxxx er UiO brukernavnet ditt). Hvis du bruker TSD nettskjema-løsninger: se eget punkt om hvor du finner dataen under.
• Skal du samarbeide med andre, eller om noen andre også trenger tilgang til dine data på TSD (f.eks. veileder) vil dere få tildelt en fellesmappe på N:\data\durable\prosjektgruppexxx (der xxx er byttet ut med et tall). Du vil få beskjed av oss om mappenavnet etter innsending av nettskjema. I slike prosjekter bør vanligvis all data lagres i denne mappen.
• Om du bruker noen TSD nettskjema-løsninger (spørreundersøkelse, diktafon, samtykkeskjema) vil du også få tildelt en prosjektgruppexxx-mappe som i punktet over, og kan finne nettskjemaene dine der. I slike prosjekter bør vanligvis all data lagres i denne mappen.

Avspilling av nettskjema-diktafon filer (m4a/mp4a)

• Lydopptak fra nettskjema-diktafon-appen er i .mp4a format. Du kan åpne dem i programmet VLC: Dobbelklikk på fila, -> More options -> VLC Media Player. Skal du transkribere kan du prøve å åpne filene direkte i Nvivo eller f4transcript, ved "dra filene" inn i f4transcript/NVivo.

Hvordan kan jeg bruke Zoom til intervjuer i prosjekter med gule eller røde data, og hvordan lagrer jeg intervjuopptakene i TSD?

Denne rutinen har fått formell godkjenning av IT-sikkerhetssjef (Espen Grøndahl per epost 1.3.2021) og behandlingsansvarlig@uio.no om å kunne bruke Zoom hjemmefra for røde intervjuer. Kort sagt involverer det å logge seg inn på en spesifikk type fjerninnlogging (UiO Windows Desktop), åpne Zoom inne i fjerninnloggingen, og laste opp intervjuet til TSD etterpå.

• Sørg for at du følger Rutine for bruk av Zoom for røde data ved UiO
• Gule data trenger ikke TSD tilgang/lagring, men kan lagres for eksempel på hjemmeområdet (M-disken). Følg lagringsguiden.
• Hvis du ikke har stabil nett-tilgang hjemme, du ikke har en datamaskin med kamera og mikrofon, eller du av andre grunner ikke ønsker å gjennomføre Zoom intervju hjemmefra, kan du booke tid på ISP labben mellom 09:00-16:00 og bruke en PC der. Du må i tillegg avtale på epost med learning-lab@isp.uio.no om at du kommer slik at vi kan låse deg inn.  
• Hvis du har stabil nett-tilgang hjemme og en datamaskin med kamera og mikrofon, kan du gjennomføre intervjuet hjemmefra ved å følge instruksjonene under. For røde data krever dette at du allerede har fått TSD tilgang, og at du har logget deg inn på TSD minst én gang. For gule data kan du lagre på M-disken (forklares under). NB! Øv deg flere ganger, og sjekk at du får inn test-lyd/videofiler på TSD/M-disken før du gjennomfører ekte intervjuer. 
  • Gå inn på view.uio.no og logg inn med UiO brukernavn og passord.
  • Klikk på knappen som er merket "UiO Windows Desktop" (Ikke de andre).
  • Du skal etterhvert få frem en versjon av et Windows skrivebord. Start Zoom her ved å søke frem Zoom i feltet "Type here to search".
  • Klikk "Sign In" og klikk "Sign In with SSO".
  • Skriv inn UiO og klikk Continue.
  • Skriv inn ditt UiO brukernavn og passord. Klikk "Open" eller "Launch Zoom" i vinduet etter det.
  • Du skal nå være logget inn i Zoom på "UiO Windows Desktop".
  • Sett opp Zoom innstillinger for video-opptak. Det må gjøres hver gang: 
    • Klikk på settings (lite tannhjul til høyre)
    • Klikk "Recording"
    • Under "Store my recording at" klikk "Change".
    • For røde data: Klikk på "Windows (C:)", Users, og deretter ditt uio brukernavn. Klikk ok. NB! All data du lagrer under "Windows (C:)" vil forsvinne når du logger ut av "UiO Windows Desktop". Det er derfor viktig at du laster opp opptaket på TSD med en gang etter Zoom intervjuet (instrukser følger). 
    • For gule data: Velg et område på hjemmeområdet ditt (M:). Opptaket vil bli lagret her permanent.
    • Huk av for "Keep temporary recording files". Andre valg er ikke viktige.
    • Lukk "Settings" vinduet.
  • Start Zoom møtet du har sendt ut. Gjøres ved å klikke "Join" og skrive inn møte ID/ passord, eller klikke "Meetings" øverst og finne frem møtet du har planlagt. 
  • Nettleseren din vil spørre om tillatelse til å bruke kamera og mikrofon. Svar ja/tillat på dette.
  • Video er ofte litt uklart, men lyden er vanligvis ok.
  • Start opptak ved å klikke "Record". Hent eventuelt inn muntlig samtykke fra informanten. 
  • Avslutt opptaket ved å klikke  "End" og "End for all".
  • Zoom bruker litt tid på å prosessere opptaket. Vent til det er ferdig. 
  • Når filene dine er klare vises de i mappen. Mappen vil hete noe sånt som: "2021-01-28 23.37.52 jan jansens's zoom meeting 65225298385". Video-opptaket vil hete "zoom_0.mp4", mens det samme opptaket kun med lyd vil hete "audio_only.m4a".
  • For gule data: Opptaket ditt er nå lagret permanent på hjemmeområdet/M-disken.Test at lyden/videoen er ok. Hvis alt er ok kan du logge it fra "UiO Windows Desktop" ved å lukke nettleservinduet. Du kan senere få tilgang igjen til filene på M-disken ved å gå inn på view.uio.no og logge inn med UiO brukernavn og passord.  
  • For røde data: Neste steg er å importere opptaket til TSD. Åpne nettleser (Chrome eller Edge) inne i fjerninnloggingen (altså ikke din egen maskin sin nettleser), for eksempel ved å skrive Chrome i området det står "Type here to search"), og gå inn på  data.tsd.usit.no
  • Klikk "Import Files"
  • Log inn med din TSD pålogingsinformasjon og Google Authenticator app,
  • Klikk "Browse files", og bla deg frem til "Windows (C:)", Users, ditt uio brukernavn, Zoom mappen med opptaket, og velg den filen du ønsker.
  • Under "Group" velg gruppen med ditt uio brukernavn. Hvis du deler data med andre velger du istedet "p715-prosjektgruppexxx-group" der xxx er det tallet dere har fått tildelt.
  • Velg eventuelt flere filer (Browse files) og sett riktig group igjen.
  • Klikk "Upload". 
  • Det skal stå "Uploaded" under "Status". Du kan nå logge inn på TSD (gjør det fra din egen PCs nettleser/VMWare) og finne filene dine under N:\data\durable\file-import\xxxxx (der xxx er ditt brukernavn eller prosjektgruppe). Kopier filen over til enten din egen mappe eller prosjektgruppe-mappe.
  • Test at lyden/videoen er ok. Hvis alt er ok kan du logge it fra "UiO Windows Desktop" ved å lukke nettleservinduet.